Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

Dansvereniging Sunrise, secretariaat gevestigd de bus 4a, 5271 te Sint-Michielsgestel

KvK nummer 17153566

Privacybeleid

Vanaf 25-05-2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze nieuwe privacywet, internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens. De nieuwe Europese privacywetgeving heeft ook impact op ons. Dansvereniging Sunrise verwerkt namelijk persoonsgegevens. In dit document informeren wij je over hoe Dansvereniging Sunrise deze gegevens verwerkt.

Dansvereniging Sunrise hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring bieden we heldere en transparante informatie geven over de omgaan met uw persoonsgegevens. Wij gebruiken daarvoor defenities uit de privacywetgeving. Hieronder volgt een toelichting:

Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over iemand zeggen. Bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer of geboortedatum.
Verwerken: alles wat er met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Dus niet alleen het verzamelen van die gegevens, maar ook het opslaan, veranderen, gebruiken en verwijderen van deze gegevens uit onze administratie.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dansvereniging Sunrise houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
om uw uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

op de hoogte zijn van uw rechten betreffende uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Dansvereniging Sunrise zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze Privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie van de leden verloopt via het inschrijfformulier op onze site of via e-mail. Het bestuur (=gegevensbeheerder) heeft enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in een Excel-spreadsheet.

Verwerking van persoonsgegevens van leden en trainsters
Van deze categorie personen worden NAWTE-persoonsgegevens en de geboortedatum geregistreerd en bewaard die direct te maken hebben met het lidmaatschap van Dansvereniging Sunrise. Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor ledenadministratie, informatieverstrekking en uitnodigingen voor leden gerelateerde bijeenkomsten en felicitaties.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is toestemming van de betrokken persoon. Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Dansvereniging Sunrise bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit betekent dat de persoonsgegevens worden verwijderd twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap, tenzij de persoon toestemming heeft verleend om de persoonsgegevens langer te bewaren onder de categorie oud-leden.

Verwerking van persoonsgegevens van oud-leden
Onder deze categorie personen vallen mensen die lid zijn geweest van Dansvereniging Sunrise. Van deze categorie personen worden NAWTE-persoonsgegevens geregistreerd en bewaard. Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor informatieverstrekking en uitnodigingen voor aan de vereniging gerelateerde bijeenkomsten en evenementen.

Dansvereniging Sunrise bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Bijzondere persoonsgegevens
Uitsluitend de werkgroep kamp en bestuur is gerechtigd om dieetwensen en allergieën bij de leden op te vragen en gedurende het dansseizoen te bewaren. Na elk seizoen, doch uiterlijk 1 juli, worden deze gegevens vernietigd. Het verstrekken van de juiste informatie valt onder de verantwoordelijkheid van de gegevensverstrekker.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsoren en adverteerders
Van adverteerders in de (carnavals)krant en sponsoren van de vereniging worden de NAWTE-persoonsgegevens en bankgegevens geregistreerd en bewaard die direct verband houden met de af te sluiten advertentie- of sponsorovereenkomst. Deze persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor promotie- en reclame uitingen zoals afgesproken met de adverteerder of sponsor, ten behoeve administratieve doeleinden, financiële administratie en communicatie over de opdracht. Bij het aangaan van de overeenkomst gaat de adverteerder of sponsor er mee akkoord dat Dansvereniging Sunrise deze gegevens mag bewaren en gebruiken en de adverteerder of sponsor digitaal, telefonisch of schriftelijk mag benaderen voor een volgende uitgave of evenement.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst.

Dansvereniging Sunrise bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Foto’s/filmpjes op onze website, kranten, whatsApp, nieuwsbrief en Facebook
Tijdens de openbare activiteiten en evenementen maakt Dansvereniging Sunrise foto’s en video’s waarop u herkenbaar in beeld kunt komen. Het maken van foto’s en video’s tijdens openbare activiteiten en evenementen en het publiceren van die foto’s en video’s op de website, in de (carnavals)krant en op Facebook toegestaan. Onze fotografen en filmers houden zoveel als mogelijk rekenschap met de belangen die gefotografeerde of gefilmde personen kunnen hebben.

Daarnaast zullen wij bij onze activiteiten aan deelnemers toestemming vragen en bezoekers er op wijzen dat er gefotografeerd en gefilmd wordt en de kans aanwezig is dat de foto wordt gepubliceerd op de website, in de (carnavals)krant of op Facebook. Mocht u toch willen dat de gepubliceerde foto of video wordt verwijderd neemt u dan contact met ons op via de hieronder vermeldde contactgegevens.

Cookies en logbestanden
De website van Dansvereniging Sunrise maakt geen gebruik van cookies maar verzamelt bij uw bezoek aan de website uw IP-adres, de door u bezochte pagina’s op deze website en de datum en tijd van elke door u bezochte pagina. Deze informatie wordt enkel verzameld voor statistische doeleinden en voor verbetering van deze website. De aldus ingezamelde gegevens worden in geen geval gekoppeld aan de persoonsgegevens.

Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij o.a. gebruik van een derde partij voor:

het verzorgen van de internetomgeving
het plaatsen van foto’s in de (carnavals)krant;
verzorgen van organisatie van onze activiteiten zoals de Familiedag en onze jaarlijkse voorstelling.

In geen geval zullen wij persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Communicatie
Bestuursleden, werkgroepen en trainsters van Dansvereniging Sunrise dienen onderling en met u te communiceren tijdens het dansseizoen. Data, tijden, activiteiten en nieuwsbrieven worden verstuurd via email. Voor goede afstemming kan het zijn dat bestuursleden, werkgroepen en trainsters overleggen om zaken in goede orde te laten verlopen. Dit kan zijn via email, whatsapp, post en telefoon. Ook bestuursleden en trainsters kunnen met u als lid of wettelijke vertegenwoordiger communiceren indien nodig via email, whatsapp, post en telefoon.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo worden de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens Dansvereniging Sunrise van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Datalekken
Indien sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform de “Meldplicht Datalekken” gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Na melding van een datalek worden de leden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens, reageert Dansvereniging binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (dansverenigingsunrise@gmail.com).

Wijzigingen
Dansvereniging Sunrise behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring aan te passen. Deze Privacyverklaring is opgesteld op 22 mei 2018.

Klachten en vragen
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Als u naar aanleiding van deze Privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan gerust contact met ons op!

Dansvereniging Sunrise

Secretariaat : De bus 4a

5271 SL Sint-Michielsgestel

Email : dansverenigingsunrise@gmail.com